Aumenta tu productividad.hqdefault (1)

Muchos contadores han leído libros y artículos sobre la administración de tiempo. Lo entiendes, especialmente durante la época más atareada. Pero también hay una sensación de falta de practicidad. Eso está bien para una persona que controla su tiempo, pero frecuentemente los contadores toman peticiones de clientes y toman otros asuntos en su tiempo. ¿Cómo pueden algunas técnicas de administración del tiempo hacer algunas mejoras marginales, fáciles, que te liberen más tiempo?

Como los abogados, los contadores entienden que el trabajo facturable hace sonar la registradora. No necesitas técnicas de administración de tipo para esto. Los contadores independientes entienden que las facturas cobradas realmente hacen sonar la registradora. “Corretear” cuentas pendientes de cobro siempre tiene cierta prioridad.

Los cirujanos no necesitan usar sus relaciones o estar a la búsqueda de negocio. Ellos no van a una fiesta y dice: “No te ves bien”, o “Un trabajito te vendría bien” si son un cirujano plástico. Los contadores, especialmente los que manejan despachos pequeños o que son independientes, necesitan hacerse publicidad. Esto debe ser una actividad diaria. Puedes escribir artículos para tu periódico local, publicar y conectarte en LinkedIn, o contactarte con comunidades para sugerir alguna presentación o curso. La publicidad debe ser diaria, no ocasional.

Además, documenta todo. Los sistemas para contacto con clientes hacen posible lo que antes era complejo. Puedes establecer recordatorios también. Esperamos que los clientes no se dificulten, pero si eso pasa, quieres tus acciones previas registradas al detalle. Esto se hace en tiempo real.

Publicidad, cobranza, documentación, más contabilidad – ¿Dónde encuentro todo este tipo? Considera estas ocho estrategias:

1. Lee temprano. Anticípate al inicio del día. Usa el tiempo para leer artículos de negocios, periódicos de comercio y reportes legislativos. Esto debe ser hecho antes de que sea adecuado llamar a los clientes o que ellos te llamen. Si un cliente te llama por algo que leyó… tú lo leíste primero.

2. Haz el trabajo difícil primero. Muchos días tienes llamadas difíciles que debes hacer. Estas pueden implicar dar malas noticias o tratar de cobrar una factura. Ponlos al inicio de tu lista. Tu agenda del día mejorará inmensamente cuando estas tareas no estén por delante.

3. Lo que tú y sólo tú puedes hacer. Puedes tener cierto grado de apoyo de tu staff. Muchos encuentran difícil delegar. Lista las tareas que llevas a cabo frecuentemente y determina cuáles requieren tu atención y cuáles pueden hacerse por un asistente, asociado o becario. Balancea tu tiempo. Generalmente pensamos que sólo nosotros podemos esa tarea de la mejor manera. Estamos equivocados.

4. Remueve tus sillas adicionales. ¿Los clientes realmente se sientan en tu escritorio un plan de ambiente abierto? No. Tus conversaciones son confidenciales. Ellas ocurren en salas de junta. Tus amigos de oficina se sientan en esas sillas cuando quieren un descanso en el día. Sus descansos no deben ser a costa de tu tiempo.

5. Compra un cronómetro de huevo. Los sistemas sofisticados de teléfonos te muestran la duración de una llamada, lo cual es útil para efectos de facturación. No todos tienen uno. Un cronómetro de huevo de tres minutos es un recordatorio visible de cuánto dura una llamada. ¿Vale la pena invertir mi tiempo en esa llamada? Recortarás la duración de muchas llamadas.

6. Levántate. Los escritorios de pie tuvieron su ola de popularidad. No quieres estar de pie todo el día, pero considera comprar un cable de teléfono largo, laaargo, en tu próximo descanso. Camina mientras haces o recibes llamadas. To voz se escuchará energizada. Tu cliente te percibirá ocupado. Hasta harás algo de ejercicio. Estar energizado y activado envía mensajes positivos. Puede también acortar las llamadas.

7. Sal a comer. El cambio de escenario aclara tu mente. Escoge algún lugar frecuentado por colegas como abogados o banqueros. Asóciate a un club en tu ciudad. Rodearte de gente que pueden ser clientes o referenciar a algunos es una forma de hacerse publicidad. Un trago después de la oficina puede ser una buena idea también. Verte cada día te pone en primer lugar en las personas cuando necesitan un servicio.

8. Planea antes de salir. Sabes que inicias cada día con un plan escrito y priorizas tareas. Escríbelo antes de apagar las luces. Las tareas están frescas en tu mente. Cada nuevo día inicia al ejecutar, no crear, un plan.

Tú entiendes la administración del tiempo. No puedes reestructurar por completo cómo haces tu negocio. Debes responder a tus clientes. Puedes implementar algunas técnicas simples para hacerte de tiempo.

Autor: Bryce Sanders. Presidente de Perceptive Business Solultions en Pennsylvania. Traducido al español por Fiscalia.com