Nuevos lineamientos para llevar la contabilidad

Listado de requisitos y comentarios a nuevas problemáticas.

El nuevo Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de abril de 2014, en vigor a partir del 3 de abril de 2014, establece nuevos lineamientos y obligaciones en materia de contabilidad de los contribuyentes. A continuación se analizan y comentan estas nuevas disposiciones.

El primer punto que resalta en esta serie de cambios es el abandono de un concepto que reconocía la existencia de prácticas contables que se adaptan a las características particulares de cada actividad, ya que el Artículo 29 del RCFF que se abroga estableció en su primer párrafo que “los sistemas y registros contables deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro o procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos que permitan: (…)”.

El artículo equivalente en el nuevo RCFF, el 33, señala que “Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente: (…)”,  y ya no hace referencia alguna ni reconoce que pueden existir distintas prácticas de registro contable, abandonando tal concepto y supeditando los lineamientos de registro contable únicamente a lo que el SAT establezca.

Requisitos
Dado lo anterior, se tiene que el Artículo 33 citado anteriormente establece para cada registro o asiento contable, los siguientes requisitos:

Analíticos y registrados en plazo máximo de 5 días
Cada registro o asiento contable debe ser analítico y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad.

Integración cronológica, saldos y totales
Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.

Relación de folios asignados
Cada asiento o registro debe permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, para identificar:

• La forma de pago
• Las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo exentas

Inversiones
En caso de inversiones, cada registro o asiento contable debe permitir la identificación estas, relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse:

• La fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión
• Su descripción
• El monto original de la inversión
• El porcentaje e importe de su deducción anual
• La fecha de inicio de su deducción

Integración de saldos
Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

Estados financieros
Formular los siguientes estados:

• Estado de posición financiera (relacionado con las cuentas de cada operación)
• Estado de resultados
• Estado de variaciones en el capital contable
• Estado de origen y aplicación de recursos
• Balanzas de comprobación
• Incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados

Contribuciones a cancelar o devolver
Cada registro o asiento debe identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

Estímulos y subsidios
Cada registro o asiento debe comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios.

Bienes adquiridos o producidos
Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción.

Idioma
Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad esté en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación.

Centro de costos
Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero.

Detalles de la operación
Cada registro o asiento contable debe señalar:

• La fecha de realización de la operación, acto o actividad
• Su descripción o concepto
• La cantidad o unidad de medida en su caso
• La forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue:
  • De contado
  • A crédito
  • A plazos
  • En parcialidades
• El medio de pago o de extinción de dicha obligación

En operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, se debe registrar:

• El monto del pago, precisando si se efectúa:
  • En efectivo
  • Transferencia interbancaria de fondos
  • Cheque nominativo para abono en cuenta
  • Tarjeta de débito, crédito o de servicios
  • Monedero electrónico
  • Cualquier otro medio
• Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse:
  • El tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación
  • Su valor

Depósitos y retiros
Permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras.

Inventarios
Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, deben permitir identificar:

• Cada unidad
• Tipo de mercancía o producto en proceso
• Fecha de adquisición o enajenación según se trate
• Amento o la disminución en dichos inventarios
• Las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal
• Su fecha de entrega o recepción,
• Si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.

En el control de inventarios deberá identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda.

Arrendamiento financiero
Si se celebran contratos de arrendamiento financiero con la opción de diferimiento de la causación de contribuciones, dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden.

Donativos
Cada registro o asiento de los donativos de bienes recibidos por las donatarias autorizadas deberá permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen.

IVA
Cada registro o asiento debe contener el Impuesto al Valor Agregado que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos siguientes:

a) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades gravadas.

b) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades exentas

 c) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades gravadas como exentas.

Cuando el destino de los bienes o servicios varíe y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5  A de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, se deberá registrar su efecto en la contabilidad.

Problemáticas
El incremento de obligaciones y requisitos con respecto al anterior RCFF es notable. Muchas de estos nuevos requisitos representan nuevos problemas y costos para las empresas. Entre las diversas situaciones que se pueden presentar, se pueden destacar las siguientes:

Cambios sustantivos sin otorgar plazos
Se establecen cambios que significan enormes esfuerzos, trabajos, redefiniciones de procesos, de proyectos, de procedimientos y controles, que requieren grandes inversiones de tiempo, y las normas no atienden a estas necesidades reales y fundamentales de los contribuyentes. Por el contrario, la autoridad decide obligar a que las cosas se hagan de la noche a la mañana, aunque racionalmente ello no sea posible para los contribuyentes.

Plazo para el registro
El registro a más tardar en cinco días de la operación resulta complejo y, en algunos casos, como el del último día del mes, materialmente imposible de cumplir.

Idioma
Hasta el 2013 el Código Fiscal de la Federación (CFF) preveía que la contabilidad se podía llevar en idioma distinto al español, disponiendo que, en su caso, las autoridades fiscales podrían solicitar su traducción. Esta facilidad, que es altamente requerida por las empresas internacionales que utilizan sus sistemas administrativos de forma global, homologado generalmente en inglés, fue eliminada en el CFF vigente a partir de 2014, por lo que ahora el reglamento establece que, sin alternativas, debe llevarse en español.

Esta obligación representará grandes costos para las empresas indicadas al tener que realizar cambios a sus sistemas administrativos para se manejen sólo en español.

Identificación del pago
Si bien identificar el pago de una operación no es en sí complejo, el hecho de tener que guardar ese dato en el asiento o registro contable implica que los sistemas actuales de contabilidad deban ser modificados para que tengan la capacidad de manejar e incorporar este dato.

Identificación del folio
Al igual que la identificación de pago, el hecho de tener que asignar a cada operación el folio UUID de cada factura implicará modificaciones a los sistemas administrativos actuales, generando un costo adicional para los contribuyentes.

Multas
En esta materia es importante revisar las multas previstas en el CFF, para lo cual los artículos 81 y 82 establecen las siguientes infracciones y multas, respectivamente.

Consideraciones
Cada empresa tiene sus propios procesos y métodos administrativos. De forma individual debe evaluarse el impacto que estas reformas tienen en cada caso en particular, los cambios que estas nuevas obligaciones implican son de alto impacto administrativo y habrá que destinar recursos a realizar las adecuaciones correspondientes. Es importante revisar detenidamente cada uno de estos puntos para identificar que los sistemas actuales de contabilidad que se utilizan en la empresa estén adecuados a estas nuevas necesidades para que, en caso de no estarlo, se busquen soluciones conjuntamente con los proveedores de estos sitemas.